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IL VISTO DI CONFORMITÀ: IL CONTROLLO NECESSARIO PER GESTIRE CORRETTAMENTE I BENEFICI FISCALI

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Non sempre una dichiarazione fiscale si conclude con il pagamento delle imposte.

Accanto all’obbligo di versare quanto dovuto, il contribuente – titolare di partita IVA o privato cittadino – può trovarsi nella condizione di ridurre il proprio carico fiscale o ottenere un rimborso, grazie a crediti, detrazioni e altre agevolazioni.

Per ottenere questi benefici non basta aver sostenuto una spesa.

Spesso è necessario dimostrare che:

  • il la spesa è avvenuta con strumenti tracciabili (ad esempio bonifico “parlante” o carta di credito);
  • la documentazione è completa e regolare;
  • i requisiti di legge sono pienamente rispettati.

Ma quando i vantaggi fiscali diventano rilevanti, può essere richiesto un controllo formale aggiuntivo: il visto di conformità.

Cos’è il visto di conformità

Il visto di conformità è un’attestazione rilasciata da un professionista abilitato (commercialista, consulente del lavoro, CAF) che certifica:

  • la corrispondenza tra quanto dichiarato e la documentazione contabile esibita;
  • il rispetto delle condizioni formali previste dalla normativa.

Non si tratta di un controllo sostanziale, ma di una verifica formale finalizzata a garantire la correttezza della dichiarazione.

Quando è richiesto il visto di conformità

Il visto di conformità può essere necessario in diversi momenti:

  • Prima della chiusura della dichiarazione, ad esempio:
    • per inviare una comunicazione volta ad accedere a un’agevolazione fiscale;
    • per costruire il diritto a un credito o a una detrazione certificando il rispetto dei requisiti.
  • Alla chiusura della dichiarazione, ad esempio:
    • per fruire direttamente di crediti o detrazioni nella dichiarazione dei redditi;
    • per compensare crediti fiscali (IVA, IRPEF, IRES, IRAP) superiori alle soglie previste;
    • per ottenere rimborsi fiscali.

Un esempio concreto: per compensare crediti IVA superiori a 5.000 euro, è obbligatorio apporre il visto di conformità.

Questo adempimento riguarda sia titolari di partita IVA sia contribuenti privati.

Perché è importante avere il visto

Il visto di conformità rappresenta una garanzia di correttezza nei confronti dell’Amministrazione finanziaria.
Attraverso la verifica documentale e formale:

  • si riducono i rischi di contestazioni future;
  • si velocizzano i tempi per la compensazione o il rimborso dei crediti;
  • si rafforza la solidità fiscale della propria posizione.

Le responsabilità del contribuente

L’apposizione del visto di conformità non libera il contribuente dalla responsabilità sostanziale sui dati dichiarati.
Il professionista che rilascia il visto è responsabile della correttezza formale dei controlli ed è tenuto ad avere una polizza assicurativa dedicata.

In presenza di irregolarità, le conseguenze possono coinvolgere entrambe le parti.

Il ruolo del professionista

Con il rilascio del visto di conformità, il professionista svolge una vera e propria funzione di Assurance:

  • da un lato, è al fianco del contribuente, aiutandolo a utilizzare correttamente i crediti, le detrazioni e le agevolazioni spettanti;
  • dall’altro, garantisce all’Amministrazione finanziaria che i dati dichiarati siano conformi alla documentazione esibita.

Apponendo il visto, il professionista non difende una tesi, ma attesta la veridicità di una situazione di fatto.
Si pone come garante imparziale, a tutela sia del contribuente sia della trasparenza del sistema fiscale.

Come verificare l’abilitazione del professionista

Prima di affidare il rilascio del visto di conformità, è importante verificare che il professionista sia effettivamente abilitato a svolgere questa attività.
La verifica è semplice e può essere fatta direttamente online, tramite il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate

Approfondimenti utili

Per chi volesse approfondire il tema del visto di conformità nelle dichiarazioni fiscali, segnalo i seguenti contributi che ho realizzato insieme al collega Emanuele Pisati, pubblicati su Il Collaboratore di Studio:

  • “Il visto di conformità nella dichiarazione Redditi PF 2024 per i soggetti titolari di partita IVA”, n. 8, settembre 2024;
  • “Il visto di conformità nella dichiarazione Redditi PF titolari di partita IVA 2024: check list”, n. 8, settembre 2024;
  • “Il visto di conformità nella dichiarazione IVA 2024”, n. 3, marzo 2024;
  • “Il visto di conformità nella dichiarazione IVA 2024: check list”, n. 3, marzo 2024.

CRM PER FREELANCE E PMI: ORDINE E CRESCITA SENZA COMPLICAZIONI

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Se hai una piccola attività o sei un professionista e ti ritrovi spesso a rincorrere telefonate, email e appuntamenti, probabilmente ti serve un sistema per mettere ordine.

Questo sistema si chiama CRM.

Cos’è un CRM?

CRM è l’acronimo di Customer Relationship Management, ovvero gestione delle relazioni con i clienti.

Si tratta di uno strumento – che può essere un software, un’app o persino un foglio Excel ben strutturato – progettato per aiutarti a tenere traccia di tutto ciò che riguarda i tuoi clienti, in modo ordinato e accessibile.

Un buon CRM ti permette di sapere sempre:

  • chi sono i tuoi clienti;
  • cosa ti hanno richiesto;
  • quando li hai contattati l’ultima volta;
  • a che punto è il lavoro in corso;
  • quali sono i prossimi passi da fare.

Che tu stia seguendo una trattativa, un progetto o semplicemente un flusso continuo di richieste, avere queste informazioni a portata di mano ti permette di lavorare meglio, con meno stress e più precisione.

Perché un CRM è indispensabile anche per chi lavora da solo

Spesso si pensa che il CRM sia uno strumento esclusivo delle grandi aziende. In realtà, è ancora più cruciale per i freelance e i professionisti individuali per diverse ragioni:

  • nessuno ti aiuta a ricordare tutto: sei l’unico responsabile di ogni interazione e dettaglio.
  • La memoria non basta con la crescita: all’aumentare di clienti, preventivi e richieste, affidarsi solo alla memoria diventa rischioso.
  • Evitare perdite e brutte figure: dimenticare un cliente o un appuntamento può costare caro in termini di opportunità e reputazione.

Un CRM ti offre una visione chiara e organizzata di tutta la tua attività lavorativa.

Esempi Pratici

  • Sara, grafica freelance:
    • Riceve una richiesta via email per un logo.
    • Azione CRM: Registra il nuovo contatto con nome, email e tipo di richiesta.
    • Azione CRM: Aggiunge una nota: “Chiamare per approfondire il progetto”.
    • Dopo la telefonata, Azione CRM: Segna l’invio del preventivo.
    • Azione CRM: Imposta un promemoria per ricontattare il cliente dopo 5 giorni.
    • Risultato: Nessuna informazione si perde e Sara ha una cronologia completa di ogni cliente, anche a distanza di mesi.
  • Marco, tecnico impianti elettrici:
    • Ha una base di clienti fidelizzati ma a volte dimentica le scadenze degli interventi programmati.
    • Azione CRM: Utilizza il CRM per annotare ogni intervento, il tipo di lavoro svolto e la data dei prossimi controlli periodici.
    • Azione CRM: Il sistema invia un avviso automatico 10 giorni prima del prossimo appuntamento.
    • Risultato: Marco non dimentica alcun impegno e dimostra affidabilità ai suoi clienti.
  • Laura, consulente aziendale:
    • Organizza corsi su Microsoft 365 per diverse aziende.
    • Azione CRM: Registra chi ha partecipato a ciascun corso, le domande poste e i materiali inviati.
    • Quando lancia un nuovo corso, Azione CRM: Utilizza le informazioni del CRM per sapere a chi scrivere e quali contenuti proporre.
    • Risultato: Laura ottimizza il suo tempo e invia proposte mirate a contatti realmente interessati.

Cosa inserire nel tuo CRM: le informazioni essenziali

Anche una versione base del tuo CRM dovrebbe contenere almeno queste informazioni:

  • Nome e cognome
  • Email e numero di telefono
  • Data del primo contatto
  • Richiesta o motivo del contatto
  • Note personali (es. “Interessato principalmente al design”, “Ha espresso dubbi sul prezzo”)
  • Ultima azione compiuta (preventivo inviato, consulenza effettuata, ecc.)
  • Prossima azione da intraprendere (richiamare, inviare materiali, emettere fattura, ecc.)

Queste semplici voci ti permetteranno di avere un archivio clienti organizzato e facilmente consultabile.

Come iniziare? Tre approcci semplici

Ecco diverse opzioni per iniziare a utilizzare un CRM, a seconda delle tue esigenze e preferenze:

  1. Excel o Google Sheets:
    • Ideale per: iniziare gratuitamente e valutare se un sistema base è sufficiente.
    • Vantaggi: nessuna registrazione richiesta, ambiente familiare, pieno controllo sui dati, gratuito.
    • Limiti: nessun promemoria automatico, tutto il lavoro è manuale, poco scalabile con l’aumento dei contatti.
    • Perfetto per: chi vuole capire se ha realmente bisogno di un CRM prima di investire in uno strumento più avanzato.
  2. Notion, Trello, Airtable:
    • Ideale per: chi preferisce interfacce visive con schede, colonne e promemoria, con un maggiore grado di personalizzazione.
    • Vantaggi: possibilità di creare bacheche o schede cliente personalizzate, utili anche per la gestione di progetti e task, Notion può diventare un vero database clienti.
    • Limiti: richiede un minimo di apprendimento iniziale, non sono CRM nativi (mancano flussi automatizzati e gestione lead strutturata).
    • Perfetto per: chi ama un’interfaccia visuale e desidera un sistema su misura, potenzialmente integrato con la gestione delle attività.
  3. Bitrix24, Zoho CRM, HubSpot (versioni gratuite):
    • Ideale per: chi cerca un sistema più completo, già predisposto per gestire trattative, preventivi e comunicazioni automatiche.
    • Vantaggi: molte funzionalità disponibili anche nelle versioni gratuite, dashboard intuitiva (una volta configurata), ideale per centralizzare CRM, agenda e comunicazioni.
    • Limiti: all’inizio possono sembrare troppo complessi per chi ha solo bisogno di tracciare i clienti, richiedono una fase di “adattamento” all’uso individuale.
    • Perfetto per: chi desidera uno strumento completo con potenziale di crescita e possibilità di collaborazione futura.

Focus sulla Privacy .Attenzione! Il tuo CRM non è un’agenda personale

Anche se lavori da solo, la gestione dei dati dei tuoi clienti richiede attenzione e rispetto delle normative sulla privacy. Se utilizzi un CRM, anche il più semplice, sei responsabile della protezione di tali dati in conformità con il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Ecco alcune regole fondamentali:

  • Utilizza strumenti sicuri e conformi al GDPR (preferibilmente con server in Europa).
  • Proteggi l’accesso al tuo CRM con password robuste e, se possibile, con l’autenticazione a due fattori.
  • Registra solo le informazioni strettamente necessarie per la tua attività.
  • Aggiorna e cancella i dati quando non sono più utili.
  • Se usi fogli Excel o Google, evita di lasciarli aperti su dispositivi condivisi.

La tecnologia deve essere un tuo alleato, ma sempre nel rispetto della privacy dei tuoi contatti.

Un CRM non è uno strumento esclusivo per esperti o grandi aziende. È un modo semplice ed efficace per lavorare con ordine e coerenza, anche quando sei l’unico a bordo.
L’importante è iniziare subito a gestire i tuoi contatti con l’attenzione, il rispetto e il metodo che meritano.

APRIRE LA PARTITA IVA È UNA DICHIARAZIONE D’INTENTI

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Dietro ogni apertura di Partita IVA ci sono sogni, progetti, paure. C’è il desiderio di mettersi in proprio, di dare forma a un’idea, di costruire un’identità professionale autonoma.
C’è chi vuole smettere di cercare un posto e iniziare a offrirne uno. Chi non vuole più aspettare, ma cominciare.

Aprire una Partita IVA è molto più che scegliere un codice ATECO o compilare una pratica online.
È una dichiarazione: “ci provo, responsabilmente, con quello che ho”.

E come ogni scelta carica di significato, va affrontata con lucidità.
Senza retorica, ma nemmeno con cinismo.

Non basta sapere quanto costa

Serve capire se ha senso farlo.

Ci sono aspetti tecnici, certo: contributi, adempimenti, scadenze, regimi fiscali.
Ma ridurre tutto a una cifra è come valutare l’idea di andare a vivere da soli in base al costo dell’affitto.

La vera domanda non è “quanto mi costa?”, ma “perché lo voglio fare?”

Aprire la Partita IVA ha senso se esiste un progetto, un’idea di direzione, una proposta anche iniziale da offrire.
Non deve essere perfetta, ma concreta abbastanza da meritare fiducia.

È da lì che si parte: da un’intenzione vera, anche piccola.
Perché è quella a rendere tutto più solido.

Non è per tutti. Non è per sempre.

Ci sono momenti in cui ha senso attendere.
Altri in cui la Partita IVA è l’unica strada per dare forma a un’attività che ha bisogno di spazio e struttura.

Ogni fase della vita professionale richiede strumenti diversi.
La Partita IVA è solo uno di questi. Ma, se scelta nel momento giusto, può essere quello che permette a un progetto di crescere, reggersi sulle proprie gambe, diventare lavoro vero.

La paura è comprensibile. Ma non deve paralizzare.

Il sistema fiscale italiano non è sempre amichevole.
E il rischio di sbagliare è reale. Ma il punto non è evitarlo a tutti i costi.
Il punto è valutarlo, conoscerlo, gestirlo.
Con gradualità, senza eccessi, ma senza rinunce preventive.

La Partita IVA, in sé, non è una condanna.
È uno strumento.
Come ogni strumento, può aiutare o complicare — dipende da come, quando e perché viene usato.

La domanda giusta non è “quanto costa aprirla?”

ma “perché proprio adesso?”

Da lì si può iniziare a costruire qualcosa.
Non una risposta standard, ma una valutazione reale.
Un confronto serio.
Una scelta consapevole.

POWER BI E LA BUSINESS INTELLIGENCE NELLE PICCOLE REALTÀ: PERCHÉ INIZIARE HA SENSO SUBITO

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Power BI e la Business Intelligence nelle piccole realtà non sono più un lusso per grandi aziende, ma strumenti concreti per freelance e piccoli imprenditori che vogliono capire meglio cosa accade nella propria attività.

Con un investimento contenuto — e spesso gratuito per chi inizia — è possibile trasformare i dati già disponibili in informazioni utili per decidere con maggiore consapevolezza, giorno per giorno.

Perché la Business Intelligence è utile anche nelle realtà più piccole

Ogni attività, indipendentemente dalle dimensioni, genera quotidianamente una quantità significativa di dati: dalle transazioni finanziarie alle interazioni con i clienti, dalle vendite alla gestione del magazzino.
Il problema principale non è la mancanza di dati, ma la capacità di trasformarli in informazioni utili per prendere decisioni strategiche.

La Power BI nelle piccole realtà offre proprio questa possibilità: visualizzare in modo immediato e intuitivo l’andamento dell’attività, individuare tendenze nascoste e anticipare problemi prima che diventino critici.

Il Passaggio da Excel a Power BI: quando è il momento giusto

Excel è uno strumento insostituibile per molte attività quotidiane: permette di fare calcoli, gestire tabelle, elaborare analisi personalizzate in modo rapido e flessibile.

Ma quando i dati iniziano a crescere e le esigenze diventano più complesse, i suoi limiti si fanno sentire. È il caso, ad esempio, di situazioni in cui:

  • i file diventano pesanti e difficili da aggiornare
  • si devono unire dati da più fonti (banca, gestionale, e-commerce…)
  • servono analisi più tempestive per prendere decisioni operative
  • si lavora in gruppo e si vogliono condividere cruscotti interattivi

In questi casi, Power BI non sostituisce Excel, ma lo completa: permette di costruire visualizzazioni dinamiche, più intuitive e facili da aggiornare, creando un sistema informativo su misura anche per le piccole realtà.

Come iniziare con Power BI senza investimenti iniziali

Una delle barriere percepite nell’adozione di strumenti di Business Intelligence è il costo. Tuttavia, Microsoft offre una versione desktop gratuita di Power BI che permette di esplorare le funzionalità di base e creare dashboard informative.
È possibile scaricare Power BI Desktop dal sito ufficiale Microsoft e iniziare subito a sperimentare.

I benefici concreti della Business Intelligence per le piccole imprese

Implementare soluzioni di Business Intelligence nelle piccole realtà attraverso Power BI può portare vantaggi immediati e tangibili:

  • Monitoraggio delle performance in tempo reale: vendite, costi e margini sotto controllo con aggiornamenti automatici
  • Individuazione di opportunità e criticità: quali servizi funzionano davvero? Dove si concentrano le inefficienze?
  • Previsioni più accurate: i dati storici aiutano a pianificare con più consapevolezza
  • Cruscotti visivi e interattivi: Power BI consente di creare pannelli sintetici (dashboard) che mostrano in modo intuitivo cosa sta accadendo in azienda, anche su base settimanale o giornaliera

In altre parole, non è solo una questione di “fare i conti”, ma di leggerli meglio e più in fretta.

Il valore dell’informazione tempestiva

Power BI e la Business Intelligence nelle piccole realtà rappresentano un cambio di paradigma: si passa da decisioni basate sull’intuizione a scelte supportate dai dati, con un impatto diretto sulla gestione quotidiana e sulla sostenibilità del business.

Un consiglio pratico per iniziare

Comincia da una domanda semplice, come: “Quanti soldi devo ancora incassare?” oppure “Quanto ho speso per [categoria] nell’ultimo mese?”.
Costruisci un cruscotto essenziale per rispondere proprio a quella domanda. Non serve altro per iniziare a toccare con mano il valore di Power BI. e valutarne i benefici concreti prima di implementazioni più complesse.

RAVVEDIMENTO OPEROSO

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Come funziona e quando conviene usarlo

Hai dimenticato una scadenza fiscale? Il ravvedimento operoso ti permette di rimediare, ma è fondamentale agire in fretta.

Nel corso delle attività quotidiane può capitare di dimenticare un versamento o commettere un errore. La buona notizia è che, nella maggior parte dei casi, puoi rimetterti in regola in modo spontaneo grazie al ravvedimento operoso, uno strumento che consente di sanare omissioni fiscali con sanzioni ridotte.

Cos’è il ravvedimento operoso

Il ravvedimento operoso è una procedura prevista dalla normativa fiscale italiana che permette ai contribuenti di correggere spontaneamente errori o omissioni nei versamenti, beneficiando di una riduzione delle sanzioni.

Per regolarizzare la posizione è necessario:

  • Versare l’imposta dovuta;
  • Aggiungere gli interessi legali (calcolati in base ai giorni di ritardo);
  • Pagare una sanzione ridotta, commisurata al tempo trascorso dalla scadenza.

Quando si può utilizzare il ravvedimento operoso?

Lo strumento è utilizzabile esclusivamente prima che l’Agenzia delle Entrate avvii controlli o notifiche formali.

È quindi fondamentale monitorare le scadenze e intervenire autonomamente appena ci si accorge di un errore. Tuttavia, non tutti i tributi o situazioni sono ravvedibili: la valutazione caso per caso è essenziale, meglio se con l’aiuto di un professionista.

Perché conviene agire subito con il ravvedimento operoso

Il ravvedimento premia la tempestività: prima si interviene, meno si paga. Con il passare del tempo, le sanzioni aumentano progressivamente, fino ad arrivare a valori pieni se si perde la possibilità di ravvedersi.

Se si paga in ritardo, ma senza ravvedimento operoso, si applicano le seguenti sanzioni:

RitardoSanzione applicabile
Fino a 15 giorni0,83% per ogni giorno di ritardo
Da 16 a 90 giorni12,5% dell’imposta
Oltre 90 giorni o omesso25% dell’imposta

Esempio pratico: omesso versamento di €200 (scadenza 16 marzo)

Data di pagamentoRitardoSanzione ordinaria
20 marzo4 giorni€ 6,64
30 aprile45 giorni€ 25,00
30 luglio136 giorni€ 50,00

Sanzioni ridotte con il ravvedimento operoso

Grazie al ravvedimento, le sanzioni ordinarie si riducono in base ai giorni di ritardo:

RitardoSanzione ridotta con ravvedimento
1 giorno0,08% dell’imposta
2 giorni0,17%
3 giorni0,25%
4 giorni0,33%
5-14 giornifino a 1,16%
Da 15 a 30 giorni1,25%
Da 31 a 90 giorni1,38%
Da 91 giorni a 1 anno3,12%
Oltre 1 anno3,57%

Stesso esempio, con ravvedimento:

Data di pagamentoRitardo (giorni)Sanzione ordinariaSanzione con ravvedimento
20-mar4 < 15 gg€ 6,64€ 0,66
30-apr45 < 90 gg€ 25,00€ 2,76
30-lug136 > 90 gg€ 50,00€ 6,24

Attenzione: i calcoli vanno fatti con precisione

Oltre alla sanzione, vanno calcolati gli interessi legali, in base al tasso vigente per ciascun anno.
Ad esempio, per il 2024 il tasso è del 2,5% annuo, mentre dal 1° gennaio 2025 è del 2%.

Ravvedimento operoso: uno strumento utile ma da usare con precisione

Il ravvedimento operoso è un’ottima opportunità per rimediare a irregolarità fiscali in autonomia, ma va utilizzato con attenzione.

I calcoli devono essere precisi e aggiornati.

Non è sempre ammesso, soprattutto se sono già iniziati controlli o notifiche.

Quando possibile, è preferibile affidarsi a un commercialista per una verifica puntuale del proprio caso.

🔗Agenzia delle Entrate – Guida al ravvedimento operoso

Consiglio pratico

Prevedi un calendario fiscale digitale con promemoria automatici. Anticipare eventuali dimenticanze è il miglior modo per non dover ricorrere al ravvedimento operoso.

N.B.

Il mancato versamento dei contributi INPS segue regole differenti

PMI E FREELANCE: ESSERE IN REGOLA

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Alcuni suggerimenti per freelance e microimprese

“Essere in regola” è un’espressione che spesso spaventa.

Per molti significa solo evitare guai col fisco o non incorrere in sanzioni. Ma per chi lavora in proprio, la regolarità non è (solo) una questione di adempimenti: è un modo per costruire fiducia, prendere decisioni consapevoli e avere un’attività più solida.

Nelle aziende più “strutturate” si parla di adeguati assetti organizzativi.

Ma i principi di fondo valgono anche per freelance e microimprese.

In questa guida proviamo a tracciare una mappa utile per orientarsi.

Le dimensioni della regolarità

La regolarità di un’attività economica non si riduce a un solo aspetto: coinvolge diversi aspetti tra loro interconnessi.

Check List impresa

Vediamone alcuni:

  1. Regolarità strutturale:
    • Apertura corretta dell’attività
    • Comunicazioni agli enti competenti (INPS, Agenzia delle Entrate, CCIAA, Comune)
    • Scelta del regime fiscale appropriato alle proprie esigenze
    • Coerenza tra attività svolta e inquadramento fiscale
  2. Regolarità operativa:
    • Emissione corretta delle fatture
    • Gestione appropriata dell’IVA
    • Conservazione e archiviazione documentale
    • Rispetto delle scadenze fiscali
  3. Regolarità strategica:
    • Pianificazione fiscale consapevole
    • Allineamento tra attività commerciale e adempimenti
    • Monitoraggio costante della propria posizione

Essere in regola porta vantaggi tangibili che vanno ben oltre l’evitare controlli:

Benefici personali

  • Tranquillità mentale: eliminare l’ansia da adempimenti e controlli permette di concentrarsi sul proprio lavoro
  • Chiarezza decisionale: conoscere esattamente la propria posizione aiuta a prendere decisioni più informate
  • Riduzione dello stress: non dover temere lettere dall’Agenzia delle Entrate o richieste improvvise

Benefici professionali

  • Credibilità sul mercato: clienti e partner apprezzano la serietà e l’affidabilità
  • Accesso a opportunità: possibilità di partecipare a bandi, ottenere finanziamenti, creare partnership
  • Crescita sostenibile: una base solida permette di pianificare investimenti e sviluppo

Benefici operativi

  • Efficienza gestionale: procedure chiare e organizzate riducono errori e perdite di tempo
  • Migliore pianificazione finanziaria: conoscere in anticipo scadenze e importi aiuta a gestire meglio la liquidità
  • Prevenzione di problemi: identificare e risolvere piccole irregolarità prima che diventino ostacoli importanti

Dalla teoria alla pratica: piccoli controlli che fanno la differenza

Essere in regola, come abbiamo visto, è un insieme di scelte e comportamenti. Ma nella quotidianità, è utile anche dotarsi di strumenti semplici per monitorare la propria situazione.
Non serve una struttura complessa: bastano attenzione, metodo e un supporto professionale quando necessario.

Ecco alcune aree da tenere sotto controllo, anche per chi lavora in proprio.

1. Controllo dell’estratto conto e dei movimenti bancari

Tenere d’occhio entrate e uscite, confrontando i movimenti reali con le fatture emesse, è un primo strumento di verifica.
Può aiutare a individuare:

  • pagamenti mancanti o in ritardo
  • incongruenze tra flussi di incasso e fatturazione
  • uscite non previste o ricorrenti

Un foglio Excel ben impostato o un gestionale semplice può fare la differenza.

2. Verifica dei versamenti fiscali e contributivi

Molti si accorgono in ritardo di non aver pagato un F24, o di avere una posizione INPS non aggiornata.
Una verifica mensile o trimestrale può includere:

  • elenco degli F24 pagati e da pagare
  • controllo delle scadenze future
  • verifica della posizione contributiva sul cassetto previdenziale

Questa attività è spesso sottovalutata, ma fondamentale per evitare sanzioni o blocchi amministrativi: non basta delegare è necessario presidiare la propria attività.

3. Controllo documentale e archiviazione

Sapere dove trovare i propri documenti fiscali è parte integrante della regolarità.
Serve a rispondere prontamente a richieste dell’Agenzia delle Entrate, ma anche a gestire con ordine la propria attività.
Un sistema di archiviazione digitale (con cartelle ordinate per anno, tipo documento e adempimento) è consigliabile anche per le attività più piccole.

4. Confronto periodico con il commercialista

Molti piccoli imprenditori e freelance si rivolgono al professionista solo per l’invio dei dichiarativi. Ma un check-up regolare può aiutare a:

  • verificare l’allineamento tra operatività e fiscalità
  • anticipare cambi di regime o nuove opportunità
  • fare il punto su costi, ricavi, obiettivi

Il periodico confronto può fare la differenza.

La regolarità non è un traguardo, ma un processo continuo, fatto di piccole verifiche e scelte consapevoli.
Per chi lavora in proprio, monitorare la propria posizione significa evitare problemi futuri, ma anche gestire meglio il presente.
Un’attività ordinata è un’attività che può crescere.

E chi ha controllo e visione, lavora meglio e con più serenità. migliori e crescere in modo sano

SOFTWARE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA

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Quale Portale

Chi emette poche fatture elettroniche si trova presto davanti a una scelta: usare il portale gratuito dell’Agenzia delle Entrate oppure affidarsi a un software gestionale?

Non esiste una risposta uguale per tutti, ma capire differenze e limiti delle due soluzioni è fondamentale per non trovarsi con uno strumento inadatto al proprio modo di lavorare.

Cosa offre il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia mette a disposizione un servizio gratuito accessibile tramite SPID, CIE o CNS, con tre modalità principali:

  • Portale Fatture e Corrispettivi: per compilare e inviare manualmente le fatture;
  • App mobile “Fatturae”: versione semplificata per smartphone e tablet;
  • Software installabile in locale: meno usato, utile solo in casi specifici.

Vantaggi principali:

  • È gratuito
  • Non richiede installazione (se si usa il portale)
  • È integrato con il sistema di interscambio (SDI)
  • Permette anche la conservazione a norma delle fatture

Limiti da considerare:

  • Interfaccia poco intuitiva, non pensata per uso frequente
  • Non automatizza processi (ad esempio, l’invio ricorrente)
  • Nessuna gestione di prima nota, magazzino, clienti, incassi

Per chi emette pochissime fatture e lavora in modo molto lineare, può essere sufficiente. Ma basta un minimo di complessità (ad esempio più clienti, acconti, fatture ricorrenti) per iniziare a sentire i limiti.

Quando ha senso passare a un gestionale privato

I software gestionali privati offrono funzionalità più ampie e maggiore integrazione. Alcuni sono pensati per professionisti, altri per microimprese, con prezzi e caratteristiche molto variabili.

Vantaggi principali:

  • Interfaccia più chiara, pensata per utenti non tecnici
  • Archiviazione e organizzazione automatica delle fatture
  • Integrazione con incassi, scadenzari, magazzino, prima nota
  • Automatizzazione di processi ripetitivi (es. abbonamenti)
  • Reportistica utile per il controllo dell’attività

Svantaggi potenziali:

  • Ha un costo, anche se spesso contenuto (es. da 50 a 150 €/anno)
  • Serve un minimo di configurazione iniziale
  • Richiede di scegliere il fornitore con attenzione (meglio evitare quelli troppo chiusi o poco trasparenti, soprattutto in termini di conservazione a norma)

Conservazione a norma: non basta emettere la fattura, serve archiviarla correttamente

Quando si parla di fatturazione elettronica, un aspetto che spesso viene sottovalutato è quello della conservazione digitale a norma di legge.

Secondo la normativa italiana (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale), le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per 10 anni, in un sistema che ne garantisca:

  • l’integrità
  • l’autenticità
  • la leggibilità nel tempo

Il portale dell’Agenzia delle Entrate lo può fare automaticamente

Chi utilizza il sistema gratuito dell’Agenzia delle Entrate e aderisce esplicitamente al servizio di conservazione (va fatto manualmente una tantum, tramite il portale), può contare su una conservazione a norma senza costi aggiuntivi.

Attenzione: l’adesione non è automatica. Se si emettono le fatture tramite il portale ma non si aderisce al servizio, la conservazione rimane in capo al contribuente.

Nei software privati dipende dal fornitore

Molti gestionali offrono la conservazione a norma inclusa, altri la propongono come servizio aggiuntivo. È importante verificarlo prima di scegliere una piattaforma, per evitare di trovarsi con archivi incompleti o non conformi.

In sintesi

Che si scelga il portale pubblico o un software privato, la conservazione a norma è obbligatoria.
Spesso il costo annuale di un buon software si ripaga in meno di un mese anche solo in termini di tempo e tranquillità.

IL BUSINESS MODEL CANVAS: UNO STRUMENTO PER PROGETTARE E MONITORARE IL PROPRIO BUSINESS

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Quando si inizia un’attività da freelance o si avvia una microimpresa, è facile farsi prendere dalla fretta: aprire la partita IVA, trovare i primi clienti, organizzare l’operatività. Ma prima di correre, è utile fermarsi a ragionare. Il Business Model Canvas è uno strumento visuale, pratico ed efficace per definire con chiarezza il proprio modello di attività. Non serve solo all’inizio: può diventare anche una bussola per monitorare e aggiornare il modo in cui si lavora.

È stato ideato da Alexander Osterwalder, con la supervisione del suo professore Yves Pigneur, nell’ambito della loro attività di ricerca e consulenza. La versione più diffusa è contenuta nel libro “Business Model Generation” (2010), diventato in poco tempo un riferimento anche per startup, consulenti e professionisti indipendenti.

Cos’è il Business Model Canvas (in parole semplici)

Business Model Canvas è uno strumento visuale: si compila spesso su una lavagna, su carta o usando strumenti digitali (es. Miro, Canva, Milanote).

Non serve scrivere un piano aziendale di 20 pagine: bastano post-it, idee chiare e un po’ di tempo per ragionare con metodo.

Una mappa

Il Business Model Canvas suddivide un’attività in nove blocchi essenziali, disposti su una singola pagina, che aiutano a vedere in modo chiaro come funziona un business: chi sono i clienti, quali bisogni si soddisfano, come si guadagna, quali risorse servono.

Al centro della mappa c’è il blocco della Proposta di Valore: è il cuore del modello, perché rappresenta ciò che si offre al cliente, il motivo per cui dovrebbe scegliere proprio noi.

Tutto il resto (clienti, canali, costi, ricavi…) ruota intorno a questo punto.

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I nove blocchi del Canvas sono:

  • Segmenti di clientela
  • Proposta di valore
  • Canali di comunicazione e vendita
  • Relazioni con i clienti
  • Flussi di ricavi
  • Attività chiave
  • Risorse chiave
  • Partner principali
  • Struttura dei costi

Perché è utile per un freelance o un piccolo imprenditore all’inizio

Chi lavora in proprio, spesso parte da un’idea o da una competenza tecnica (scrivere, progettare, fotografare, fare consulenze…).

Ma non sempre ha chiaro come trasformare quella competenza in un’attività sostenibile.

Il Canvas aiuta a:

  • chiarire a chi ci si rivolge davvero (non “tutti”),
  • esplicitare quale valore si propone (non solo “fare siti web” ma “aiutare le PMI ad avere una presenza professionale online”),
  • scegliere canali e modalità di relazione coerenti (mail, video call, eventi, community),
  • ragionare su prezzi e flussi di entrata (non solo tariffe orarie, ma anche pacchetti, abbonamenti, consulenze ricorrenti),
  • visualizzare costi fissi e variabili per capire cosa serve davvero all’inizio.

È un esercizio che può essere fatto da soli, oppure con l’aiuto di un consulente o durante workshop collettivi. L’importante è prendersi il tempo per pensarci.

Come usarlo nel tempo: monitoraggio e revisione

Il Business Model Canvas non è un documento statico.

Al contrario: è utile riprenderlo ogni 6 o 12 mesi per fare un punto sull’evoluzione dell’attività.

Alcune domande da porsi:

  • Sto ancora lavorando con i clienti giusti?
  • La mia proposta di valore è cambiata?
  • Ho attivato nuovi canali di vendita o comunicazione?
  • I costi che sostengo sono ancora proporzionati ai ricavi?
  • Posso semplificare qualche processo, automatizzare o delegare?

Usato con regolarità, il Canvas diventa un cruscotto decisionale, semplice ma prezioso. Anche in piccole realtà, consente di non perdere la visione d’insieme e di evitare di rincorrere solo l’operatività quotidiana.

Un consiglio pratico

Prova a compilarlo usando uno strumento digitale come Canvanizer o Miro, e fissati un momento fisso, una volta l’anno, per rivederlo.

È un piccolo gesto, ma può fare una grande differenza.

DAL 2025 I PROFESSIONISTI DEL WEB HANNO UN PRIMO INQUADRAMENTO: ISTAT E INPS

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La creazione di contenuti digitali è ormai una fonte di reddito significativa, per alcuni principale, per altri secondaria.

Un primo chiarimento

Chi svolge questa attività – o simili – in modo abituale e con finalità economica, è tenuto ad aprire la Partita IVA, anche se i compensi annui sono inferiori a € 5.000.

Il nuovo codice ateco

Dal 1° gennaio 2025 è possibile adottare il nuovo codice ATECO 73.11.03 – Attività di influencer marketing.

Questa attività può essere esercitata sia come impresa che come libero professionista.

Il settore è caratterizzato da dinamiche complesse: i compensi possono derivare da rapporti diretti con i clienti oppure tramite piattaforme digitali o agenzie intermediarie.

Queste attività sono compatibili con il regime forfettario, ma la convenienza va valutata caso per caso.

Non solo l’aspetto fiscale!

Oltre agli aspetti fiscali, si aggiungono importanti novità previdenziali: la recente Circolare INPS n. 44/2025 ha chiarito i criteri per identificare la gestione previdenziale applicabile, distinguendo tra lavoro autonomo, attività d’impresa e lavoro nello spettacolo, in base alla natura dei contenuti prodotti e alla modalità di remunerazione.

I tre possibili inquadramenti previdenziali legati al codice ateco 73.11.03

1. Gestione Commercianti INPS

È l’inquadramento previsto per chi esercita l’attività in forma di impresa, quando prevale l’elemento organizzativo (uso di mezzi, strutture, personale, gestione pubblicitaria o e-commerce).

In questi casi è necessario:

  • iscriversi alla Camera di Commercio
  • versare i contributi alla Gestione speciale Commercianti INPS

2. Gestione Separata INPS

Si applica ai lavoratori autonomi che operano in forma individuale, con prevalenza dell’apporto personale e senza struttura d’impresa. È il caso più frequente tra i freelance digitali.

In breve:

  • obbligo di iscrizione alla Gestione Separata INPS
  • contributi calcolati sul reddito effettivo

3. Fondo Pensioni Lavoratori dello Spettacolo (FPLS)

Qualora l’attività svolta dai soggetti in trattazione presenti caratteristiche riconducibili a prestazioni artistiche, culturali e di intrattenimento, al verificarsi dei presupposti previsti dalla legge, sorge l’obbligo assicurativo al Fondo Pensioni per i Lavoratori dello Spettacolo (FPLS); ciò anche nel caso in cui la suddetta attività sia posta in essere per la realizzazione di finalità
commerciali, promozionali o informative

Come distinguere il corretto inquadramento

L’INPS sottolinea che l’attribuzione del regime contributivo dipende da:

  • modalità concrete di svolgimento dell’attività
  • contenuto della prestazione
  • modello organizzativo adottato
  • forma di remunerazione

Una stessa persona, in momenti diversi, può rientrare in regimi diversi, a seconda del tipo di collaborazione e del ruolo svolto nella singola campagna o produzione.

Attenzione agli obblighi contributivi

Una classificazione errata può comportare irregolarità contributive e sanzioni. È fondamentale che ogni soggetto (inclusi i committenti) valuti attentamente l’inquadramento più appropriato alla specifica prestazione.

Alcuni consigli pratici

Dopo anni di incertezza, anche influencer, youtuber, tiktoker e streamer possono contare su riferimenti normativi chiari, che aiutano a strutturare in modo corretto il proprio lavoro.

  • Raccogli e conserva tutta la documentazione contrattuale e fiscale (es. conserva gli estratti conto)
  • Se sei un creator, chiarisci con il committente la natura dell’attività.
  • Evita piattaforme che non riconoscono la tua Partita IVA.

Fatti assistere da un commercialista esperto nel settore digitale.

LE LAVAGNE DIGITALI: SPAZI DI COLLABORAZIONE VIRTUALE – COSA SONO E COME FUNZIONANO

di

Le lavagne digitali come Miro, Mural e Microsoft Whiteboard rappresentano l’evoluzione tecnologica delle tradizionali lavagne a fogli mobili e bacheche con post-it.

Queste piattaforme offrono uno spazio virtuale illimitato dove:

  • Visualizzare idee e concetti in formato grafico
  • Organizzare informazioni con elementi interattivi (post-it virtuali, connettori, forme)
  • Collaborare in tempo reale con altre persone, indipendentemente dalla loro posizione
  • Salvare e recuperare facilmente tutto il lavoro svolto

Il loro punto di forza sta nell’unire semplicità d’uso e potenti funzionalità di visualizzazione e condivisione.

APPLICAZIONI PRATICHE NEL QUOTIDIANO PROFESSIONALE

BRAINSTORMING POTENZIATO

Una delle applicazioni più efficaci è il brainstorming collaborativo.

Durante le sessioni creative, ogni partecipante può contribuire in tempo reale aggiungendo idee sotto forma di post-it virtuali.

Questo formato permette a tutti di partecipare simultaneamente, superando le limitazioni delle riunioni tradizionali dove spesso intervengono solo i più estroversi.

La possibilità di categorizzare per colori, raggruppare concetti simili e votare le proposte migliori trasforma il brainstorming da un esercizio potenzialmente caotico a un processo strutturato con risultati concreti.

PROCESSO DECISIONALE COLLABORATIVO

Prendere decisioni in team diventa più efficace quando tutti possono visualizzare le opzioni. Con le lavagne digitali è possibile:

  • Mappare pro e contro di ogni alternativa
  • Assegnare punteggi a diversi criteri di valutazione
  • Tracciare visivamente l’impatto di ogni possibile scelta

Questo approccio aumenta trasparenza, inclusività e accettazione delle decisioni finali.

FACILITAZIONE DI RIUNIONI VIRTUALI

Durante le videoconferenze, questi strumenti fungono da spazio condiviso per raccogliere i contributi di tutti i partecipanti, permettendo di:

  • Annotare punti chiave emersi durante la discussione
  • Raccogliere domande e considerazioni da affrontare
  • Catturare spunti spontanei che altrimenti andrebbero persi

Le call si trasformano così da monologhi passivi a sessioni interattive dove ogni partecipante si sente ascoltato e coinvolto.

GESTIONE AGILE CON KANBAN VIRTUALI

Le lavagne digitali si adattano perfettamente all’implementazione del metodo Kanban, consentendo di:

  • Creare colonne per le diverse fasi di lavoro (Da fare, In corso, Completato)
  • Spostare le attività tra le varie fasi con un semplice drag-and-drop
  • Monitorare a colpo d’occhio lo stato di avanzamento dei progetti

Questo sistema visivo facilita la comprensione immediata dello stato delle attività, evidenzia eventuali colli di bottiglia e supporta la pianificazione delle priorità.

BUSINESS CANVAS PER OPPORTUNITÀ DI BUSINESS

Nell’analisi di nuove opportunità, strumenti come il Business Model Canvas diventano dinamici e collaborativi:

  • Si possono compilare insieme ai clienti i diversi blocchi del modello
  • È semplice iterare e modificare le ipotesi iniziali
  • È possibile confrontare visivamente scenari di business alternativi

Le discussioni potenzialmente astratte si trasformano in conversazioni concrete, basate su un modello visivo condiviso.

VANTAGGI CONCRETI PER IMPRESE E PROFESSIONISTI

L’adozione di questi strumenti porta numerosi benefici:

  • Collaborazione remota efficace: ideale per team distribuiti geograficamente
  • Comunicazione migliorata: la visualizzazione riduce i fraintendimenti
  • Documentazione integrata: ogni sessione resta disponibile per future consultazioni
  • Versatilità: applicabile dalla pianificazione strategica al brainstorming creativo
  • Tracciabilità: le decisioni e il loro percorso rimangono visibili e consultabili

CONTESTI DI UTILIZZO

Le lavagne digitali si dimostrano utili in molteplici situazioni:

  • Riunioni con clienti per analizzare esigenze e proposte
  • Pianificazioni strategiche con obiettivi e milestone condivisi
  • Retrospettive di progetto per analizzare successi e criticità
  • Workshop formativi ad alta partecipazione

VERSO UNA PRODUTTIVITÀ VISUALE E COLLABORATIVA

Gli strumenti visuali come le lavagne digitali rappresentano un cambio di paradigma: dalla produttività basata su documenti lineari a quella fondata sulla mappatura visiva delle idee e dei processi. Questo approccio risulta particolarmente efficace quando si affrontano problemi complessi o si devono coordinare più persone.

COME INIZIARE

Questi strumenti sono progettati per essere accessibili anche a chi non possiede competenze tecniche avanzate:

  1. Miro offre una versione gratuita con numerosi modelli preimpostati per diverse esigenze professionali
  2. Microsoft Whiteboard è integrato nell’ecosistema Microsoft 365, ideale per chi utilizza già questi strumenti
  3. Mural si distingue per l’interfaccia intuitiva e i template orientati al design thinking

La curva di apprendimento è generalmente breve: le funzionalità di base sono intuitive e possono essere apprese rapidamente, mentre quelle più avanzate si scoprono progressivamente con l’utilizzo

Questo articolo fa parte di una serie dedicata agli strumenti di produttività per professionisti e imprese.